English En

אפריל 2015

אפריל 2015 - אירועים וירטואליים – עניין של מציאות

חורף, אביב, קיץ וסתיו – בועידן למילה "עונה" יש משמעות אחרת וזמנים אחרים...
מרבית שירותי ועידן הנם שירותים חיים, שירותי קונפרנסינג ותקשורת בזמן אמת. שיחות ועידה קוליות, ועידות מבוססות אינטרנט וכמובן וידאו קונפרנס.  אבל שיאם של השירותים השונים הנו בניהול האירועים הוירטואלים, אשר צוברים תאוצה ב"עונת ה IR" ותמיד מביאים איתם התרגשות ודריכות כללית באוויר.
(IR=Investor Relations, שיחות קשרי משקיעים)
 
האירועים הטלפונים המנוהלים שאנו מקיימים למען לקוחותינו מהוים הלכה למעשה תחליף לכנסים פיזיים. זה מתחיל בכנסים פנים ארגוניים, ממשיך באירועים למול עיתונאים או בעלי עניין כלשהו וכמובן בשיחות "קשרי משקיעים", אותן שיחות רבעוניות בהן חברה ציבורית מקיימת כנס וירטואלי לציבור הרחב ובעיקר לבעלי עניין, אודות התוצאות הפיננסיות של אותה חברה, מייד לאחר פרסומן בבורסה לניירות ערך.
 
אז נכון, מדובר באירוע וירטואלי. כלומר אירוע שבו כל המשתתפים נפגשים רק בחדר הועידה הוירטואלי. זה כולל את המנחה, את הדוברים, את המשתתפים וכמובן את נציגי ועידן ש"קיבלו את פניהם" ורשמו את פרטיהם בכניסה לועידה.
מעבר לכך, כל המשימות שנדרשות לקיום האירוע הן מוחשיות לגמרי והן אלו שיוצרות את הדריכות באוויר.
 
אז מה בדיוק קורה אצלנו בזמן אירוע (ולפעמים בכמה אירועים במקביל) ?
 
שלב ההכנה והתכנון של האירוע כולל קביעת מועד ושעה לועידה, הקצאת מספר טלפון יעודי אשר יפורסם למשתתפים הצפויים, הכנות טכניות של הקמת החדר ומאפייניו ותכנון ראשוני של מהלך השיחה.
כרבע שעה לפני תחילת האירוע, אנו עוברים להילוך גבוה ;
מנחה האירוע נכנס לתא שידור מבודד רעש, מבצע בדיקות תקינות אחרונות, מפעיל הקלטה, מפעיל שידור וובקאסט, בודק שוב את התסריטים ונותן הנחיות אחרונות לדוברי השיחה מטעם החברה / הלקוח.
 
 
מספר דקות לפני האירוע מתחילים "להיכנס" ראשוני המשתתפים. על פי הנחיות הלקוח אנו רושמים את פרטי
המשתתפים ומעבירים אותם להמתנה לתחילת האירוע.
תהליך קבלת המשתתפים, רישומם והעברתם לחדר הועידה לוקח מספר דקות, בהתאם לכמות המשתתפים.
כמות המשתתפים הצפוייה משפיעה גם על מספר אנשי השירות שמקבלים את "פניהם". במקרה של שיחות גדולות במיוחד, הוכשרו עובדי חברה נוספים שאינם עובדי מוקד השירות והם נרתמים למאמץ הנקודתי ומשתתפים גם הם לכמה דקות בתהליך.
 
מעניין שגם בעולם הוירטואלי, תרבות היא תרבות. משתתפי השיחות באנגלית נוטים להתקשר מוקדם יותר לפני תחילת השיחה, בעוד שמשתתפי השיחות בעברית מחייגים כדקה או שתיים לפני תחילת האירוע ולפעמים גם לאחר שהשיחה החלה :-).
 
כאשר כל המשתתפים הגיעו או שהגיעה שעת השיחה היעודה, נשמעת דפיקת אגרוף קלה על זכוכית תא השידור וזה הסימן המסורתי לעמדת הבקרה – מתחילים !
 
מהלך השיחה מתחיל בדרך כלל בדברי פתיחה של מנחה ועידן ומשם העברת רשת הדיבור למנהלי השיחה.
כל משתתפי השיחה נמצאים כמובן במצב "האזנה בלבד".
נציגי הלקוח ודוברי השיחה שנמצאים במשרדם, חשופים במהלך השיחה באמצעות ממשק אינטרנט לרשימת המשתתפים ופרטיהם.
בסיום דבריהם (כפוף לסוג האירוע ובקשת הלקוח) נפתח שלב השאלות והתשובות. בשלב זה מציג המנחה את המשתתף השואל, פותח לו את ערוץ הדיבור וזה שואל ומקבל את תשובת הדוברים. לאחר מכן עוברים לשואל הבא בתור וכיוצ"ב.
במידת הצורך מעלה מנחה הועידה שאלת סקר/הצבעה לכלל המשתתפים, המשתתפים מצביעים בעזרת לחצני הטלפון ותוצאת הסקר/הצבעה מתקבלת אצל הדוברים באופן מיידי. בסיומה של השיחה מסכם המנחה את השיחה והמשתתפים והדוברים מתנתקים ועוזבים את החדר.
אנחנו מצידנו עוברים לשלב עריכת ההקלטה, תמלול ותרגום במידת הצורך והעברת רשימות המשתתפים ופרטייהם ללקוח.
מוזמנים ו/או הציבור שלא לקח חלק באירוע החי, מוזמן להאזין לו באמצעות חיוג למספר טלפון יעודי, או בשמיעת ההקלטה שמועלית לארכיון השיחות באתר ועידן או באתר הלקוח.
 
עוד אירוע וירטואלי – מציאותי, בא לסיומו.
 
לצפייה באירוע "אמיתי" לדוגמא – לחץ כאן
 
להתראות בעונה הבאה ובפוסט הבא,
ניר