לשיחות הועידה הקוליות (אודיו קונפרנס) ניתן להצטרף מכל מקום בעולם ומכל מכשיר טלפון, רגיל או סלולארי, המאפשר חיוג צלילים.

בדומה לכל ועידה פרונטאלית (פיזית) רבת משתתפים המתקיימת באולם כנסים, כמובן שגם ועידות טלפוניות דורשות ניהול על-ידי יו"ר המקצה רשות דיבור ולא מאפשר התפרצות של אחד לדברי האחר.
על מנת לסייע בניהול ועידות טלפוניות רבות משתתפים, מציעה ועידן את שירותי האירועים הטלפוניים. שירותים אלו ניתן לקבל בסיוע צמוד של מנהל ועידות מטעם ועידן או באופן עצמאי על-ידי מנחה הועידה המזוהה על-ידי המערכת באמצעות קוד מיוחד.

שירותי האירועים הטלפוניים מאפשרים ניהול קל ויעיל באמצעות: שליטה מלאה על מצב המשתתפים (Mute/Talk), כלים לניהול שלב שאלות ותשובות והקצאת רשות דיבור, פיצול הועידה לקבוצות דיון והעברת משתתפים לחדרים נפרדים ועוד.

בעת הזמנת משתתפים, תתבקש להזין את כתובות ה- e-mail שלהם, אליהן תישלח הודעה על כך שהוזמנו על-ידך לאירוע אינטרנט. אם הועידה היא למועד מאוחר יותר, תציין ההזמנה את המועד המדויק לכניסה. כדי להיכנס, יהיה על המשתתפים להקליק על לינק אשר יוביל אותם לעמוד בו יצטרכו להזין את פרטיהם לזיהוי. לאחר הזנת הפרטים תיפתח עבורם אפשרות להעברה לחדר הועידות הווירטואלי או להורדת הגרסה העדכנית של תוכנת השירות במידה ומחשבם אינה מצויד בה.

דרך נוספת להזמנת משתתפים שכבר עשו שימוש בשירות בעבר, הינה באמצעות אספקת הקוד הסודי לחדר הועידות הקבוע שלך. תוכל לבקש מהמשתתפים להזין את הקוד בעמוד הכניסה לועידות בעמוד הבית באתר ועידן או בשורת ה- Join Event or Meeting בממשק ה- My Interwise שעל מחשבם.

להלן דרישות המינימום לשימוש בשירות:

System Requirements:

Operating Systems:
- Windows 2000 – English only
- Windows XP – English only
- Windows 2003 – English only
- Windows Vista – English only

Note: a user account with Admin Rights is required on all Windows Vista workstations.

Browsers:
- Microsoft Internet Explorer V6 or V7
- Firefox V1.5 and V2.0

Office: (required for on-line insert of office materials)
- Office 2000, XP, 2003 and 2007

Hardware:
- 800 MHz processor - 32bit or 64bit CPU (Recommended: 1 GHz or faster)
- 256 MB RAM (Recommended: 512 or higher)
- Monitor with 800 X 600 resolution or higher
- Monitor with High Color (16 bit) display definition
- Telephone or Headset or microphone and speakers (the use of PC-audio maybe supressed by your administrator)

Disk Space:
- 12 MB for the Participant application installation.
- 50 MB set aside for Event Materials (Recommended: 100 MB). This setting is configurable.

TCP/IP intranet access or modem Internet access:
- PC and telephone ≥ 12.8Kb (Recommended: ≥ 64Kb)
- PC and Internet Phone ≥ 28Kb
- Application Sharing (PC) ≥ 33.6Kb
- Video (PC) ≥ 56Kb

כמובן שלא ניתן להשוות בין שני אמצעי התקשורת. שירות הוידאו קונפרנס שלנו הינו תחליף אמיתי לפגישות פנים-אל-פנים. שירות וידאו קונפרנס מיועד לישיבות בהן חשוב לצדדים באמת לראות אחד את השני ולשים לב לשפת הגוף ולהבעות הפנים במהלך פגישה ארוכה.

היתרון האיכותי האבסולוטי הינו בכל הפרמטרים- החל מקצב התקשורת הגבוה ומספר הפריימים פר שנייה, המשך בפרוטוקולי הוידאו המתקדמים המאפשרים דחיסה אפקטיבית של כמות מידע מקסימאלית תוך ניצול אופטימאלי של רוחב הפס ועד לתשתיות התקשורת הסימטריות ההכרחיות לשירות וידאו קונפרנס .

ניתן להעביר מצגת במהלך ועידת וידאו (וידאו קונפרנס) במקביל להעברת תמונת המשתתפים. בועידות בהן הדגש הינו על תוכן המצגת המועברת ופחות על תמונת המשתתפים, מומלץ בחום להשתמש באחד משירותי ועידות האינטרנט המאפשרים גם הם לקיים תקשורת וידאו אך מיועדות בראש ובראשונה להצגת תכנים ויזואליים מהמחשב.

פונקצית ה- Speaker הקיימת כמעט בכל טלפון שולחני רגיל הינה מצוינת למשיכת הודעות או לביצוע חיוג והמתנה לקישור לשיחה. היא אפילו יעילה לשיחות טלפון קצרות אך בהחלט אינה מהווה תחליף למערכות טלפון הייעודיות לישיבות טלפוניות.

על מנת לשמור על ריכוז וערנות מקסימאלית במהלך ישיבה טלפונית ארוכה אין די בהתנתקות מהשפופרת. מערכות הטלפון הייעודיות שאנו מציעים לך, נועדו להבטיח שלא תאמץ את האוזניים שלך ולא תצטרך להגביר את הקול בזמן שאתה צריך להפנות את כל המשאבים שלך לריכוז בתוכן השיחה.

וודאי שמת לב רמת שבעת שימוש בפונקצית ה- Speaker במכשיר טלפון רגיל, אתה מתאמץ מעט יותר לשמוע מאשר בשימוש בשפופרת. כמו כן, וודאי שמת לב שבאופן טבעי, אתה מרים מעט את קולך וגם מתכופף לעבר המכשיר כשאתה מדבר. בהחלט אין עם זה בעיה בשיחה קצרצרה, אבל בישיבה טלפונית, עליך להבטיח שהמכשיר שאתה משתמש בו יאפשר לך לדבר עם המשתתפים בצד השני, כאילו ישבו איתך באותו חדר.

מערכות הטלפון עטורות הפרסים מבית "פוליקום " עונות בדיוק על ההגדרה הזו. רמת הרגישות הגבוהה יותר של המיקרופונים ועוצמתם הטובה יותר של הרמקולים מבטיחים לך להתאמץ פחות ולשמור על יותר ריכוז במהלך הישיבות הטלפוניות שלך.

היכולת לקיים שיחה רב-נקודתית הינה פונקציה של המרכזייה שאליה מתחבר המכשיר. במידה והמרכזייה שאליו מתחבר המכשיר תומכת בשיחות ועידה בשלוחות הטיפשות שלה, ניתן יהיה לקיים שיחה רב-נקודתית באמצעות המכשיר כמו מכל מכשיר טלפון אחר.

בכל מקרה ובלי כל קשר למרכזיה, ניתן כמובן לקיים שיחות ועידה איכותיות ורבות משתתפים באמצעות שירות הועידות הקוליות שלנו.

"שלוחה חכמה" הינה שלוחה שאליה מתחברים טלפונים שהינם לרב ייעודיים לאותה מרכזיה ושל אותו יצרן ומאפשרים הפעלת פונקציות שונות. לרוב יהיו המכשירים האלה מצוידים בצג LCD גדול. לשלוחות כאלה לא יכול להתחבר מכשיר טלפון רגיל של יצרן אחר.

"שלוחה טיפשה" הינה שלוחה רגילה אשר אינה מאפשרת הפעלת מלוא הפונקציות של המרכזיה. לשלוחה כזו יכול להתחבר כל טלפון רגיל, ללא קשר ליצרן. הגדרה זו משמשת גם לשלוחות במרכזיה וגם לקווי טלפון ישירים שאינם עוברים דרך המרכזיה.

ניתן לחבר באופן ישיר את מכשירי הטלפון של "פוליקום " ל"שלוחות טיפשות" בלבד.

הדגמים השונים נבדלים זה מזה בטווח הקליטה וההשמעה של המיקרופונים והרמקולים שלהם. תוכל לבחור בדגם המתאים לכל חדר בהתאם לגודלו, לצורת וגודל השולחן ולמספר המתוועדים. יועצי הקונפרנסינג שלנו ישמחו לייעץ לך ואף להגיע אליך להדגמת המערכות המתאימות לך.

להלן טבלה שתסייע לך בהתאמת מערכות טלפון לחדרים השונים:

ניתן לבצע הזמנה באמצעות שירות ההזמנה באינטרנט שבאתר. זאת על-ידי מילוי טופס ההזמנה האלקטרוני, הכולל את פרטי הועידה ואת קוד הלקוח להזמנה באמצעות האינטרנט. אם אין בידך את הקוד להזמנה, תוכל לפנות למוקד ולבקש להצטרף לשירות.

ניתן להזמין גם באמצעות מילוי טופס הזמנה ומשלוחו בפקס (9240632 - 03) . במידה וזו הועידה הראשונה שלך, יהיה עליך לחתום על טופס התקשרות. עם קבלת הטפסים החתומים במוקד השירות, יישלח אליך בפקס/ דואר אלקטרוני אישור הזמנה בו יצוינו מספרי הטלפון לשימוש המשתתפים בזמן הועידה והוראות רלוונטיות נוספות.

על שירות הגישור של כל המשתתפים משלם מזמין השירות אולם בנוגע לעלויות התעבורה (פעימות
המונה) של המשתתפים יכול מזמין השירות לבחור אם לשלם ובאיזו דרך בהתאם לנסיבות: בשירות הבסיסי מסוג "פגוש אותי ישיר" משלם כל משתתף עבור התעבורה שלו לספק התקשורת שלו ללא קשר לועידן לעומת זאת במקרים בהם מעוניין מזמין השירות לשאת בעלויות התעבורה של משתתפי הועידה עומדת לרשותו האפשרות להקצות להם מספרי 1800 להתקשרות חינם מישראל או ממקומות שונים בעולם. דרך נוספת באמצעותה יוכל מזמין השירות לשאת בעלויות התעבורה היא בשימוש בשירות "שיחה יזומה". בשירות זה מקושרים המשתתפים לועידה מכל מקום בעולם על-ידי חיוג יוצא של מוקד ועידן.

ראשית, יש להבדיל בין פגישות אינטרנט לבין אירועי אינטרנט ושידורי אינטרנט.
השניים האחרונים, המתקיימים בתדירות נמוכה יותר, כרוכים בדרך כלל בעבודת הפקה מקדימה כנהוג בכל אירוע רב משתתפים. החיוב עבור אירועים כאלה הינו תשלום קבוע מראש, הכולל בדרך כלל את הייעוץ, ההפקה, ההכנות המקדימות ואת הביצוע והתמיכה באירוע עצמו ללא תלות במספר המשתתפים בפועל.

בשירות "פגישות אינטרנט" המשמש לאינטראקציות יומיומיות ושוטפות יותר, תוכל לבחור מבין מגוון מודלי תמחור המחולקים באופן כללי ל"פר שימוש" ולתשלום קבוע.
במסגרת אפשרות התשלום "פר שימוש" תחויב עבור השימוש בפועל לפי תעריף לדקה למשתתף.
במסגרת אפשרות התשלום הקבוע תוכל לבחור בהתאם לצרכיך את המודל המתאים ביותר לצרכיך ועבור

תשלום קבוע מראש תוכל לעשות שימוש ללא הגבלה בחדר הווירטואלי שיוקם עבורך.
גובה התשלום הקבוע ישתנה בהתאם למספר המשתתפים המקסימאלי בחדר. בהזמנת מספר חדרים גדול ובהזמנה מראש לתקופה של שנה, תוכל ליהנות מהנחות משתלמות.