הודיעו על הועידה כמה שיותר מראש. התייחסו אליה כמו אל ועידה פרונטאלית ושלחו זימון שיכלול את כל פרטי הועידה.
במידה ואתם שולחים למשתתפים מספר 1800 לגישה חינם לועידה, דאגו לצייד אותם גם במספר גישה רגיל (03) למקרה של בעיות תעבורה בינלאומית ממספרים אלו.
להשגת איכות אופטימאלית, מומלץ להתקשר לועידה ממקום שקט ונקי מרעשי רקע. כמו כן, טלפון קווי יבטיח צליל נקי ואיכותי יותר. משתתף שמתקשר מסביבה רועשת או שעושה שימוש בתעבורה בינלאומית/ סלולארית משובשת יוכל להשתיק את קו הטלפון שלו על-ידי הקשת צירוף המקשים * ו-5. כדי לחזור למצב "דיבור והאזנה" יש להקיש שנית את צירוף המקשים.
יש לזכור שהליך ההתחברות לועידה אורך מספר שניות וכולל את הקשת הקוד הסודי ובמידה והחדר מצויד ב"התרעת שם משתתף" גם את הקלטת השם. אל תחכו לרגע האחרון, כדי שלא תאחרו.
במידה ואתם משתמשים בטלפון Speaker או בדיבורית של מכשיר טלפון סלולארי, מומלץ להרים את השפופרת לפני הקשת הקוד הסודי להבטחת זיהוי נכון על-ידי המערכת.
למען הסדר הטוב במהלך הועידה, המתינו עד לסיום דבריו של מי שמדבר והימנעו מלהתפרץ לדבריו.
- לפני שתתחילו בשיחה, מומלץ לבצע מפקד משתתפים כדי לוודא שכולם נוכחים. במידה והחדר הוגדר עם "קוד מנחה" ועם "התרעת שם משתתף", יוכל מנחה הועידה להקיש צירוף מקשים אשר יפעיל הקראה אוטומטית של שמות המשתתפים הנוכחים.
מומלץ להתחבר כ-5 דקות לפני תחילת הועידה, בכדי לבדוק את תקינותם של הרמקולים, המיקרופונים ואת והחיבור לאפליקציה.
התחל את פגישת האינטרנט כשווסת עוצמת השמע ברמה בינונית והתאם אותו לרמה הרצויה תוך כדי שיחה.
מקם את רמת עוצמת השמע בקו האדום של הוסת, אשר נמצא בקצה הימני העליון של מסך המערכת. עשה זאת על-ידי לחיצה למעלה או למטה על החיצים הנמצאים מתחת לסמן הירוק של עוצמת הקול. בזמן הדיבור הקפד כי הקו לא ימוקם גבוה מידי ולא נמוך מידי בהשוואה לעוצמת השמע המסומנת ע"י הקו הירוק. אם רף עוצמת השמע גבוה מידי, קולך לא יישמע בפגישת האינטרנט.
אם רף עוצמת השמע נמוך מידי, כל רעש שייקלט על-ידי המיקרופון שלך, ישודר אל תוך הועידה ויגרום להפרעות.
- • אם ישנם רעשי רקע בסביבתך, הכנס עצמך למצב "השתקה עצמית" על-ידי הקשה על כפתור ה"השתק" (Mute) הנמצא על סרגל הכלים המרכזי בראש העמוד. במידה ותרצה לדבר, לחץ שוב על הכפתור לשחרור ממצב זה.
• אל תדבר קרוב מידי למיקרופון. זה עלול לגרום לעיוות קולך בועידה.
• במהלך הועידה, המנע מלהתפרץ אל תוך דבריו של האדם שמדבר והמתינו לסיום דבריו.
• אל תמקם את המיקרופון קרוב מידי לרמקולים. זה עלול לגרום לשיבושים בקול או להד.
• על המשתתפים להימנע מלהוסיף הערות שלא לצורך על הלוח הלבן /הלוח המרכזי.
במידה והועידה מכילה מספר רב של משתתפים (כ-10 משתתפים ומעלה) ולאחד מהם יש שאלה למנחה, מומלץ ליצור איתו קשר באמצעות שליחת "פתק" או להסב את תשומת ליבו באמצעות "הרמת היד". שתי הפונקציות ממוקמות בצדו השמאל של סרגל הכלים העליון. בצורה זו יוכל המנחה להגיב ולטפל בכל שואל בצורה כזו שלא תפריע לרצף המצגת ולשאר המשתתפים.
בועידות ארוכות, מומלץ להשתמש בפונקצית שאלות "OK" הנמצאת בלשונית ההצבעות.
המנחה יישאל האם כולם עוקבים אחרי דבריו, יבחר את השאלה "OK" ולפי ההיענות, יוודא כמה אנשים עדיין קשובים.
אם אתה צריך לעזוב את הועידה באופן זמני, כדאי להודיע על כך לשאר המשתתפים בפגישה על-ידי לחיצה על לחצן "STEP OUT" הממוקם הסרגל הכלים המרכזי. לחיצה על מקש זה תגרום להאפרת הסמליל המסמל את המשתתף ברשימת המשתתפים ושום קול לא יעבור מצידו אל הועידה. משתתף זה עדיין יוכל לשמוע ולראות את המתרחש בועידה, אך לא יוכל להיות פעיל ולתקשר עם משתתפים אחרים. בכדי לחזור למצב פעיל בועידה, יש ללחוץ על "STEP IN".
כדאי להציגם באמצעות Application Sharingולא בצורת Materials.
מומלץ תמיד לבצע בדיקה מקדימה של המיקרופונים כדי לוודא שלא ניתקל בשיחה עצמה בתופעות ה"אקו" ("הד") וה"פידבק" המטרידות.
במידה ונתקלים בתופעה כזו, יש לבצע בדיקות התאמה של גובה הסאונד בכל אחת מהנקודות וכן בדיקות של מיקום המיקרופונים ביחס לרמקולים בכל אחת מהנקודות.
בכל ועידות הוידאו המתופעלות על-ידי ועידן מתבצעות בדיקות מקדימות קפדניות מסוג זה להבטחת איכויות קול אופטימאליות במהלך הועידה.
יש לוודא שרקע התמונה (מאחורי המתוועדים) יהיה בצבעים לא בהירים ולא מבריקים.כחול, אפור או ירוק ישיגו את המטרה בצורה טובה. מומלץ להסיר תמונות מסיחות דעת. מומלץ שרצפת החדר תהיה מכוסה בשטיח כדי למנוע "אקו" שעלול להיווצר. כל חדרי ועידות הוידאו המושכרים על-ידי ועידן מתוכננים באופן מוקפד להבטחת איכויות תמונה וקול אופטימאליות.
תאורה עילית מקדמת פני המשתתפים הינה הטובה ביותר לועידות וידאו.
מומלץ להימנע מאור יום ישיר ולשים לב שאף חלון לא נמצא בפריים.
יש לוודא שכל המשתתפים ב"פריים" ולהקפיד על מרחק זום לא גדול מדי ולא קרוב מדי. מומלץ להשאיר רווח של כ- 10% מגובה ה"פריים" מעל דמויות המשתתפים. בשיחות המתופעלות בועידן, הטכנאי הצמוד שלך ידאג לכל זאת.
להציג את המשתתפים בכל אחד מהאתרים וקצת "Small Talk" כדי להתרגל לקצב, השונה משיחה פנים-אל-פנים. לשמור על קשר עין עם המצלמה. לדבר בגובה רגיל. אין כל צורך להגביר את הקול. ניתן להשתמש בבקרת הסאונד בכל אחת מהנקודות להשגת האיכות הרצויה. שבתקשורת וידאו ישנה השהיה (Delay) של מילי-שניות בודדות בין שידור לקליטה ולהתנהל בהתאם. חוסר ערנות לכך יכול לגרום בקלות לכניסה לדבריהם של משתתפים בנקודות אחרות. בכל מקרה, אל תמהרו להיעלב אם לא צוחקים מיד מהבדיחה שלכם- הצחוק יגיע קצת באיחור...
להעביר את הצד שלכם למצב "השתק" ("mute") בלי לשאול/ ליידע קודם את הצד השני. להתלחשש עם הנוכחים בחדר. היו ערניים לשפת הגוף שלכם - למעשה אתם נמצאים באותו חדר עם הנקודות האחרות. לתופף או להתעסק עם ניירת בקרבת המיקרופונים או להזיזם במהלך הועידה. זה יוצר רעש מטריד בנקודות האחרות.
|
|
|
|
|