לבקשתך נוכל להקליט כל מפגש וירטואלי. החל מועידה קולית, דרך ועידת אינטרנט ועד לועידת וידאו. שירות הקלטת הועידות כולל בקרת איכות ועריכה דיגיטלית.
מתוך הבנה שצורך בהקלטה עולה בדרך כלל באירועים שחשובים לך במיוחד ודרושים תיעוד או פרוטוקול, אנו דואגים לליווי טכני צמוד לכל אורך ההקלטה להבטחת תיעוד איכותי. את ההקלטה הערוכה נוכל לספק לך על גבי דיסק או קלטת באמצעות שליח, דואר רגיל או דואר רשום או כקובץ באמצעות האינטרנט.
את הקלטת השיחה הערוכה נוכל להעלות למערכת השמעה חוזרת ( Replay) המאפשרת האזנה באמצעות הטלפון. מאזינים שיחייגו את מספר הטלפון הייעודי שנקצה לך באופן בלעדי יוכלו להאזין להקלטת הועידה במועד שיתאים להם. המאזינים יוכלו לשלוט על ההשמעה החוזרת (ווליום ודילוג קדימה ואחורה..) באמצעות מקשי הטלפון. השירות מצוין עבור מאחרים וכאלה שירצו להתעכב על הפרטים הקטנים.
את השיחה המוקלטת נוכל להמיר לפורמט שיאפשר האזנה באמצעות האינטרנט בטכנולוגיות Streaming, להאזנה מיידית וללא צורך בהורדת הקובץ. ההשמעה מתאפשרת באמצעות אחד הנגנים המובילים (Media Player או Real Player). את הקובץ נוכל לשלוח אליך לאחסנה באתר האינטרנט של חברתך או לאכסנו באתר ועידן. השירות הבסיסי כולל אחסנה באתר ועידן לתקופה של שלושה חודשים.
שירות זה מאפשר גישה חיה באמצעות האינטרנט להאזנה בלבד לשיחת הועידה שלך. הפרוטוקולים המתקדמים לקידוד ולדחיסת קול באיכות גבוהה יאפשרו לנו לספק לך לינק שיהווה חלון האזנה בזמן אמת לאלפי מאזינים. השירות מאפשר גם הצגת תכנים ויזואליים כגון מצגות שקפים במקביל לתכנים הקוליים.
לבקשתך, נוכל להגדיר סינון מאזינים באמצעות קוד סודי ומילוי פרטים אישיים.
השירות מצוין גם כפלטפורמה בפני עצמה, כשאין צורך באינטראקטיביות אלא רק בשידור מסר חד-צדדי.
צוות מקצועי של מתמללים יפיק עבורך פרוטוקול מדויק של שיחת הועידה המוקלטת שלך. את התמליל נוכל לתרגם עבורך למגוון רחב של שפות.
על מנת להבטיח דייקנות, אנו משתדלים להקצות לכל משימה מתמללים המתמחים בתחום הרלוונטי ושולטים בעולם המושגים. בנוסף לכך, עובר כל תמליל בקרת איכות קפדנית.
שירות זה יאפשר לך לדבר או להאזין לדוברי כל שפה מכל מקום בעולם.
בהתאם לצרכים שתגדירו, נתאים עבורכם את המתורגמן הנכון ונייעץ לכם כיצד להבטיח את שילובו היעיל במהלך השיחה.
במסגרת שירות זה, עם כניסתם לועידה יתקבלו המשתתפים על-ידי נציגי השירות שלנו, שיאספו מהם את הפרטים שתבקש. בסוף הועידה תשלח אליך רשימת הנוכחות, הכוללת את הפרטים שביקשת על כל אחד מהמשתתפים (כגון שם, מס' טלפון וכד'...). שירות זה מתאים לועידות קוליות בהן חשוב לך לוודא או לדעת מי לקח בהן חלק בפועל וכן לועידות בהן תהיה מעוניין להגביר את האבטחה על-ידי הוספת סינון אנושי בכניסה.
שירות זה מאפשר לך הצצה מרחוק באמצעות האינטרנט אל מאחורי הקלעים של שיחת הועידה שלך, בזמן אמת.
באמצעות שם משתמש וקוד סודי ייעודי שיוקצה לשיחת הועידה שלך, תוכל להיכנס לממשק אינטרנט שיציג לך את כמות המשתתפים המחוברים לועידה ומצבם. שירות זה אפקטיבי במיוחד ככלי עזר לניהול הצבעות ואירועים טלפוניים באופן עצמאי, וככלי לזיהוי המשתתפים ולקביעת סדר רשות הדיבור. באירועים טלפוניים עם קבלת משתתפים, תוכל לראות גם את שמות הנוכחים, לנתק משתתפים, לנעול את הועידה למניעת כניסתם של משתתפים נוספים ועוד.
במסגרת שירות נדאג עבורך לקו פתוח בסיוע נציג שירות שיספק לך אינפורמציה מאחורי הקלעים של הועידה הקולית שלך. החל ממספר המשתתפים בכל רגע נתון ועד לזהותם או מקור השיחה שלהם.
שירות זה מתאים במיוחד לאירועים טלפוניים, בהם תרצה לדעת את זהותם של הממתינים ומיקומם בתור לקבלת רשות דיבור ולסדרם בהתאם לצרכי הדיון.
במסגרת השירות נוכל לשלוח בשמך למשתתפים הזמנות ותזכורות על ועידות וכן חומר רקע מקדים כגון סדר נושאים לדיון בשיחה.
בהתאם לצורך, לסוג ולכמות האינפורמציה, תוכל לבחור אם להפיץ את ההודעה באמצעות הודעות SMS, פקס או לשלב בין השניים.
כל שעליך לעשות הוא להעביר אלינו את רשימת התפוצה, התכנים שברצונך להעביר ואת מועדי המשלוח ואנחנו נדאג לשיגור. בתום המשלוח תוכל לקבל דו"ח שיסכם את סטטוס כל ההודעות שנשלחו.
תוכל למנוע כניסה של משתתפים מאחרים על-ידי הפעלת פונקציה זו בסיוענו או באופן עצמאי על-ידי הקשת צירוף מסוים על מקשי הטלפון של מנחה הועידה.
לאחר הנעילה, יתקלו משתתפים שינסו להיכנס בהודעה המציינת שחדר הועידות נעול ואין אפשרות להכניסם.
נוכל להגדיר את חדר הועידות הוירטואלי שלך, כך שכל המשתתפים, מלבד המנחה, יוכנסו אליו במצב "האזנה בלבד" ("Mute"). המנחה יכנס במצב "דיבור והאזנה" (Unmute). הקצאת רשות דיבור למשתתפים אפשרית בסיוע מנהל ועידות מטעמנו באירועים מנוהלים או באופן עצמאי על-ידי מנחה הועידה המזוהה באמצעות קוד מיוחד.
כלי מצוין לקבלת החלטות ההופך את מכשיר הטלפון של כל אחד ממשתתפי הועידה לפאנל הצבעה. עם סיומה של כל הצבעה (המתבצעת באמצעות מקשי הטלפון של כל משתתף), מתקבלת תמונה מדויקת של התוצאות בפורמט שניתן לתיעוד.
השימוש בכלי אפשרי באמצעות מנהל ועידה מקצועי באירועים טלפוניים מנוהלים או על-ידי מנחה הועידה באמצעות שירות ה- Conference Manager. בכל שאלה שמועלית להצבעה מגדירים מראש איזו תשובה מייצגת כל ספרה ובעת ההצבעה מתבקשים המשתתפים להקיש את בחירתם. ניתן לבחור מראש אם לבצע הצבעה גלויה או אנונימית, בה ירוכזו התוצאות בקובץ שלא יפרט את זהותם של המצביעים.
שירותי "שיחות ועידה בסיוע" מאפשרים לך להיעזר בנציג שירות להעברת משתתפים מחדר הועידות הראשי לחדרי ועידות משנה לצורך דיון דיסקרטי ולהחזירם בתום ההתייעצות לחדר הראשי.
כמו בפגישות פיזיות, גם בפגישות וירטואליות מתעורר לעיתים הצורך בהתייעצות צדדית של חלק מהמשתתפים. הצורך מרבה להתעורר במיוחד בועידות בענייני משא ומתן ובשיתוף פעולה של צוותי עבודה. במצבים כאלו ניתן לאותת לסיוע נציג שירות על ידי הקשה על * ו- 0 ולבקש העברה של המשתתפים הרלוונטיים לועידת משנה. עם סיום ההתייעצות ניתן לאותת שוב לסיוע ולבקש לאחד מחדש את הועידות לקבוצה אחת.
במסגרת שירות זה נקים עבורך מוקד וירטואלי רב-קווי לקישור בין לקוחותיך לבין יועצים מארגונך. למטרה זו נוכל להקצות לך מספרי גישה שתוכל לפרסם ללקוחותיך או לכל קהל שתרצה לאפשר לו גישה אישית לאינפורמציה אודות ארגונך. לבחירתך, תוכל לקבל גם מספרי חינם בינלאומיים לגישה מכל העולם.
הלקוחות שיחייגו למוקד יתקבלו על-ידי נציגים שיוכלו להזדהות בשמך וינתבו אותם לאנשי המקצוע בארגונך שימתינו בחדרי הקבלה הוירטואליים.
שירות זה הינו תחליף מושלם להקמת מוקד משלך ומעולה למצבים כגון ניהול משברים וקו פתוח עם לקוחות או כמוקד מידע וייעוץ של מומחים.
הוספת מימד ויזואלי לשיחת הועידה הטלפונית שלך ישלים עבורך את החוויה ויצור תחליף אמיתי לפגישה פרונטאלית בחדר ישיבות. כתובת אינטרנט מאובטחת וסיסמאות כניסה שנקצה עבורך יאפשרו לך להיפגש באופן וירטואלי עם המשתתפים ולחלוק איתם תכנים ויזואליים כגון מצגות, מסמכים, דו"חות, תוכנות וכד'.
המבט על מסך משותף והיכולת להוסיף הערות וסימונים על גביו ישפרו משמעותית את רמת האינטראקציה ואת האפקטיביות של הפגישה. השירות מתאים במיוחד להדרכות והרצאות.
להגברת האבטחה והוודאות בנוגע לנוכחות בועידות קוליות, תוכל להגדיר התרעות קוליות על כניסת משתתפים לועידה ויציאתם.
לבחירתך שני סוגי התרעות:
התרעת שם משתתף- בתהליך הכניסה לועידה, יתבקשו המשתתפים לציין את שמם. המערכת תקליט אותם ותשמיע את ההקלטה בצירוף ההכרזה "הצטרף לועידה" עם כניסתו של כל משתתף. ברגע שאחד המשתתפים יתנתק מהועידה, שוב תשמיע המערכת את שמו, הפעם בצירוף ההכרזה "עזב את הועידה". שימוש בהתרעה זו יאפשר לך בקרה על נוכחות המשתתפים. במידה ומשתתף יבחר שלא לציין את שמו ותושמע ההכרזה "הצטרף לועידה" ללא הקלטה של שם, תוכל לדרוש ממנו להזדהות ובמידה ולא יעשה כך תוכל להיעזר בנציגי השירות שלנו שיבררו את זהותו וינתקו אותו במקרה הצורך.
התרעת צליל- בהתרעה מסוג זה, תלווה כל כניסה של משתתף בצליל כניסה ייחודי וכל יציאה בצליל שונה. באופן זה תוכל לדעת על כניסות חדשות או עזיבת משתתפים אך לא תדע את זהותם. התרעה זו פוגעת פחות ברצף השיחה היות וצליל ההתרעה קצר.
בועידה המוגדרת עם "התרעת שם משתתף", יכול מנחה הועידה להקיש על צירוף מקשים זה ולשמוע ברצף את שמות המשתתפים הנוכחים בה באותו רגע, כפי שהוקלטו בעת הצטרפותם לועידה. שירות זה מצוין במיוחד בועידות בהן דרוש פורום מסוים לפתיחתן או לצורך קבלת החלטות בהצבעה.
באמצעות צירופי המקשים הבאים ניתן להפעיל פונקציות המסייעות לשליטה בשיחת הועידה. חלק מהפונקציות הינן לשימוש בלעדי של מנחה הועידה, המזוהה על-ידי המערכת באמצעות קוד כניסה מיוחד המוקצה לו.
*0 (כוכבית ו-0) - קריאה לסיוע נציג שירות - כל שלב במהלך שיחת הועידה, יכול כל משתתף לקרא לסיוע נציג שירות. שימוש בפונקציה זו תבטיח טיפול מיידי וממקוד בכל בעיה או בקשה שעלולה להתעורר במהלך הועידה, בזמן אמת: החל מקשיי תקשורת ועד לבקשה לניתוק משתתפים מהשיחה. נציגי התמיכה שלנו יזהו את הקו אשר אותת לקבלת סיוע ויוציאו אותו זמנית מהועידה לשיחה אחד-על-אחד. לאחר מכן, יוחזר המשתתף לועידה.
*5 (כוכבית ו-5) - השתקה עצמית - במצבים בהם יש צורך בהשתקת אחד הקוים המחוברים לשיחה בשל רעשי רקע או בשל הפרעות הנובעות מהקו עצמו כתוצאה מתעבורה בינלאומית לקויה, שימוש בטלפוניה סלולארית או הפרעות תשתית אחרות, יכול כל אחד ממשתתפי הועידה להקיש את צירוף המקשים הזה ולהעביר את הקו שלו למצב "האזנה בלבד" (Mute). פעולה זו תשתיק את הקו כולו, ובכך תבטיח המשך שיחה קולחת ונקיה. לשחרור המשתתף ממצב זה וחזרה למצב "דיבור והאזנה", יש להקיש שוב על המקשים * ו-5 (כוכבית ו-5).
*9 (כוכבית ו-9) - הגבר את קולי - במקרה של איכות תקשורת ירודה כתוצאה מבעיות תקשורת בינלאומית או במכשיר הטלפון בו משתמש המשתתף, יכול כל משתתף בשיחה להגביר את קולו על-ידי הקשת צירוף מקשים זה. להמנחת הקול, יש להקיש על צירוף המקשים # ו-9 (סולמית ו-9).
קודי חיוג מנחה
*6 (כוכבית ו-6) - השתקת כל המשתתפים מלבד המנחה - הקשת צירוף זה מעבירה את כל משתתפי הועידה ממצב "דיבור והאזנה" למצב "האזנה בלבד", מלבד מנחה הועידה. פונקציה זו יעליה במיוחד בשיחות בהן יש צורך בהעברת מסר חד-כיווני ולשמירה על שיחה צלולה בשיחות בנות עשרות משתתפים. לביטול הפעולה והשבת כל משתתפי הועידה למצב "דיבור והאזנה" יש לחזור שוב על צירוף המקשים * ו-6 (כוכבית ו-6).
*86 (כוכבית ו-86) - השתקת כל המשתתפים הנכנסים - הקשת צירוף מקשים זה, יביא לכך כי כל המשתפים שיצטרפו לועידה מרגע זה, יכנסו אליה במצב "האזנה בלבד" ולא יוכלו לקחת חלק אקטיבי בשיחה. פונקציה זו שימושית למניעת הפרעה של מאחרים. לביטול הפעולה יש להקיש על הספרות #86 (סולמית ו-86).
*70 (כוכבית ו-70) - נעילת הועידה - לאחר שהתחברו לועידה כל המשתתפים שהוזמנו ולמניעת כניסתם של משתתפים נוספים לועידה, תוכל לנעול את חדר הועידות הוירטואלי על ידי הקשת צירוף מקשים זה. משתתפים שינסו להיכנס לשיחה לאחר נעילתה ישמעו הודעה כי הועידה נעולה ולא יוכלו להצטרף אליה. לשיחרור הועידה ממצב זה ופתיחתה לכניסת משתתפים נוספים, יש להקיש את צירוף המקשים # ו-70 (סולמית ו-70).
*1 (כוכבית ו-1) - העברת הועידה למצב המתנה - אם הנך ממתין לכניסתם של משתתפים נוספים או ואם ברצונך להפסיק את רצף השיחה, צירוף מקשים זה יעביר את הועידה למצב המתנה במהלכה תושמע מוסיקה ולא תתאפשר שיחה בין המשתתפים. לביטול הפעולה והשבת הועידה למצב רגיל, יש להקיש את צירוף המקשים # ו-1 (סולמית ו-1).
*33 (כוכבית ו-33) - מפקד משתתפים - בועידה המוגדרת עם "התרעת שם משתתף", יכול מנחה הועידה להקיש על צירוף מקשים זה ולשמוע ברצף את שמות המשתתפים הנוכחים בה באותו רגע, כפי שהוקלטו בעת הצטרפותם לועידה. שירות זה מצוין במיוחד בועידות בהן דרוש פורום מסוים לפתיחתן או לצורך קבלת החלטות בהצבעה. להפסקת הקראת השמות, יש להקיש את צירוף המקשים # ו-33 (סולמית ו-33).
*87 (כוכבית ו-87)- השמדת הועידה - במידה ותהיה מעוניין לנתק את כל המשתתפים מן הועידה באופן יזום או במקרים של הפרעה מאחד הקווים מפריע מרכזיה של אחד המשתתפים, צליל של שיחה ממתינה וכד'...) תוכל לעשות זאת ע"י הקשת צירוף זה. כל משתתפי הועידה ינותקו מיד.
*71 - העברת הועידה למצב מאובטח - במצב זה לא יוכלו משתתפים נוספים להצטרף לועידה. כמו כן, לא יוכלו נציגי השירות שלנו לבצע בקרת איכות או מוניטורינג לשיחה, ולא יוכלו לסייע למשתתפים הזקוקים לסיוע. ליציאה ממצב מאובטח יש להקיש את הצירוף #71 (סולמית ו-71).
ניהול שלב שאלות ותשובות
בועידות בהן נמצאים רוב המשתתפים הינם במצב "האזנה בלבד" (אם בשל אופי הועידה או ריבוי המשתתפים בה), ניתן לנהל את הקצאת רשות הדיבור למשתתפים.
*22 (כוכבית ו-22)- איתות לבקשת זכות דיבור - משתתפים שרוצים לקבל זכות דיבור ולהכנס לתור השואלים, צריכים להקיש את צירוף מקשים זה. לביטול הבקשה ויציאה מתור השואלים, יש להקיש #22 (סולמית ו-22).
*23 (כוכבית ו-23) - מתן זכות דיבור למשתתף הראשון בתור - צירוף המקשים יעביר את המשתתף הראשון בתור השואלים ממצב "האזנה בלבד" למצב "דיבור והאזנה". המשתתף יוכל לנהל דו שיח עם מנחי והועידה לאוזני שאר המשתתפים. הקשה נוספת של צירוף זה, תעביר את השואל הבא למצב "האזנה ודיבור" ותחזיר את השואל שקדם לו למצב "האזנה בלבד", וכך הלאה. להפסקת סבב השאלות והתשובות והחזרת המשתתף למצב "האזנה בלבד" יש להקיש את הצירוף # ו-23 (סולמית ו-23).
*24 (כוכבית ו-24) - ביטול שלב השאלות והתשובות - צירוף מקשים זה יאפס את תור הממתינים לקבלת רשות דיבור.
קישור משתתפים לועידה
באמצעות קודי חיוג מנחה והגדרת ההרשאות המתאימות של חדר הועידות, יוכל המנחה לקשר בעצמו משתתפים לועידה באופן יזום, בזמן אמת.לקישור משתתפים לועידה כמנחה, עקוב אחר השלבים הבאים:
הקש את צירוף המקשים *4 (כוכבית ו-4). צירוף זה ינתק אותך באופן זמני מן הועידה ויפתח עבורך קו חיצוני לחיוג.
הקש את מספר הטלפון של המשתתף אותו ברצונך לצרף לועידה. עם סיום הזנת המספר ולהחלת תהליך הקישור, הקש על מקש הסולמית (#). המתן למענה ויידע את המשתתף כי הנך מקשרו לשיחת הועידה.
לניתוק המשתתף ופתיחת קו תקשורת חדש לחיוג, הקש על הספרות *2 (כוכבית ו-2).
לניתוק המשתתף וחזרה לועידה, הקש על הספרות *4 (כוכבית ו-4).
להעברת המשתתף לועידה ופתיחת קו תקשורת נוסף, הקש על הספרות *1 (כוכבית ו-1).
להעברת המשתתף לועידה והצטרפות אליה, הקש על הספרות *3 (כוכבית ו-3).